Le PDF est une solution privilégiée par une majorité de professionnels pour partager des documents, plus ou moins confidentiels. Lorsqu'il s'agit de contrats, une signature doit être apposée en bas de la page. Pour aider les plus dynamiques à gagner en temps et en argent,
Internet propose à présent des solutions simples et légales : l'ensemble des personnes concernées par ces échanges ont la possibilité de signer et de renvoyer immédiatement le document en ligne.
Convertir ses documents en PDF
Pour sauvegarder ses documents ou convertir le fichier en format PDF, rien de plus simple. Il suffit d'enregistrer son travail en choisissant ce mode, plutôt que ODT, TXT, DOC ou RTF par exemple.
Le premier avantage du PDF est d'abord de pouvoir garder la forme originelle du document. Pas de cryptage et aucune obligation d'utiliser un logiciel spécifique pour ouvrir le fichier.
Le deuxième avantage de ce format est de permettre l'intégration de nouveaux contenus (champs de texte, images, vidéos, liens, etc.) et donc des écritures personnalisées comme la
signature électronique PDF. Des filigranes et autres mesures de sécurité, comme l'insertion de mots de passe et numéros d'utilisateurs, vont contribuer à protéger le document encore plus efficacement.
À qui s'adresse la signature digitale sur internet ?
Basée sur l'interactivité, la
signature électronique sur PDF est une solution pour les
entreprises qui recherchent la réactivité et travaillent en B to B ou B to C. Privilégier la
signature digitale, c'est simplifier son travail et obtenir des accords plus rapidement. Au XXIe siècle, il n'est plus concevable de devoir attendre plusieurs jours le retour d'un contrat signé ou de devoir se déplacer pour présenter des documents officiels.
Grâce à la signature électronique sur PDF, les barrières tombent et les échanges sont facilités. Certaines applications proposent un essai gratuit pour se familiariser avec le procédé et profiter de ses avantages. Dès l'inscription, une démo est mise à disposition.
Comment faire signer des contrats PDF électroniquement ?
Reconnue par les autorités européennes, la signature électronique est utilisée aussi bien en externe qu'en interne.
Vous pouvez envoyer vos documents à vos clients, prospects et fournisseurs en PDF pour qu'ils puissent les lire avant de les signer. Il est aussi possible d'obtenir un accord écrit en face à face lors de l'embauche d'un salarié, la mise en place de nouveaux accords de confidentialité ou d'un avenant, l'application de nouvelles conventions, etc.
L'entreprise n'a plus besoin d'archiver de documents écrits et gagne immédiatement de la place dans ses locaux. Le temps passé à classer est utilisé pour de nouvelles tâches bien plus productives. Si cette solution de dématérialisation a connu un grand succès durant la crise du Covid, elle tend à se développer partout dans le monde et dans tous les secteurs d'activité.
